Режимы провала GTD

GTD, «Getting Things Done» — известная система ведения дел.

Многие люди узнают о GTD, начинают использовать, используют на протяжении нескольких недель или месяцев, но потом у них всё разваливается и они перестают. Почему это происходит? В этом посте я расскажу о нескольких наиболее частых «режимах провала» («failure modes») ведения дел. Все они так или иначе описаны в книге Дэвида Аллена (автора системы GTD), но всё же будет полезно собрать их в одном посте.

Все перечисленные ниже режимы провала известны мне на собственном опыте. Я пользуюсь с переменным успехом разными вариациями GTD на протяжении последних 9 лет, и все они вызывают у меня некоторые затруднения до сих пор, но со временем я научился с ними справляться лучше. В первую очередь потому, что знаю о их существовании, и лучше замечаю тревожные сигналы.

Переполнение инбокса

GTD не может существовать без инбокса — места, в которое вы складываете любые потенциальные задачи, интересные ссылки, идеи того, что можно сделать.

Если вы складываете в инбокс больше, чем разбираете, у вас проблема. Спустя некоторое время:

1. Вы перестанете доверять инбоксу — он будет местом, в котором записанное оказывается погребённым под горой неразобранных сделанных ранее заметок.
2. Вы начнёте делать задачи из инбокса — воспринимать его как список задач, а основной список проектов будет уже далеко за линией фронта.
3. Если вы продолжите пытаться разбирать инбокс, но будете делать это слишком медленно, то может получиться, что вашей основной задачей на каждый вечер будет «разобрать инбокс», и длиться она будет по два часа.

Если у вас переполняется инбокс, это значит, что вы слишком медленно его разбираете, а не что вы слишком много в него добавляете.

Выработайте себе навык принимать решение по каждому пункту не более чем за минуту и пронаблюдайте детально, какие пункты инбокса вызывают у вас наибольшие сложности. И ни в коем случае не начинайте делать крупные задачи сразу же, как только вы их увидели в инбоксе.

Если вы хотите сделать задачу из инбокса сразу же, потому что беспокоитесь, что иначе она потеряется, то это значит, что у вас проблема с объёмом основного списка проектов, и вам надо осознанно расставить приоритеты. Но не присваивайте задаче высокий приоритет только потому, что она у вас перед глазами.

Переполняется список задач

Если вы жадничаете и соглашаетесь на любую задачу, которая попала вам в инбокс, то проблема переполнения продолжит вас преследовать и в вашем основном списке проектов.

Если вы добавляете больше задач, чем делаете, список дел будет постоянно увеличиваться, ваша тревожность по поводу того, что вы ничего не успеваете и спонтанно терять задачи — нарастать, и в конце концов вам придётся объявить дефолт и выкинуть большинство задач. Или вообще начать с чистого листа.

Эта же проблема может возникнуть, если каждая сделанная задача даёт вам десяток новых идей, что ещё можно улучшить в этом направлении вдобавок и заодно. Как ядерный реактор-размножитель, ваша система будет порождать больше задач, чем перерабатывать.

Любой проект, взятый в работу, может не просто задерживать остальные проекты на фиксированное количество добавочных часов, но и провоцировать вас начать заниматься этим направлением больше в целом. Любая инструментальная цель норовит стать терминальной и привести за собой ещё несколько поколений фоллоуапов.

Как это исправить? Почаще делать обзор всех проектов. Напоминать себе о альтернативных издержках (пока вы доводите до совершенства это направление, простаивают остальные; у любой деятельности есть неявная цена в виде всего того, что вы не сделаете, пока занимаетесь этой деятельностью). Вам придётся принимать сложные решения, что вы будете делать следующим, а что отложите на потом.

Если необходимость честно посмотреть на весь фронт работ по всем направлениям и признать, что вы всё это не успеете, вызывает у вас страдания, фрустрацию и желание закопаться поглубже в текущую локальную задачу (а с остальным разберётесь потом, когда вы её всё-таки доделаете), это тревожный сигнал. Скорее всего, это кончится совсем не тем, что вы всё успеете, а крахом, локальным выгоранием и болезненным столкновением с реальностью позже, когда ситуация будет ещё хуже, чем сейчас.

Слишком много меты

Когда вы только начинаете пользоваться системами ведения дел, с интересом читаете о них книги и статьи и открываете для себя функционал разных тудушников, вы можете хотеть внедрить себе все возможные процессы и пользоваться всеми фичами одновременно.

Для каждой задачи становится нужно расставить контекст, прописать дедлайны, заполнить теги, продолжительность, аккуратно рассортировать всё по направлениям.

На еженедельном разборе вы должны просмотреть каждую задачу и что-нибудь про неё решить.

Ещё вы захотите запланировать себе еженедельную рефлексию над процессом, ежедневное заполнение дневника сделанных задач, придумать себе навороченный процесс архивирования проделанной работы, чтобы в будущем посчитать статистику и измерить свою продуктивность...

В общем, дополнительные затраты на обслуживание системы легко могут перевалить за 10 часов в неделю и более. Если вы придумаете себе слишком много процессов, не задумываясь, правда ли они вам нужны, это вызовет у вас отвращение ко всей системе и нежелание ей пользоваться — если задачу проще сделать «просто так», не записывая, чем обрабатывать по всем правилам, то вы рано или поздно начнёте делать так всё чаще. Доверие к системе будет падать, вы начнёте избегать добавления новых задач в систему, возможно, даже не осознавая, почему именно.

Конечно, организационные затраты могут быть во многих случаях оправданны. Но стоит стремиться к тому, чтобы они были минимальны, а система при этом всё ещё функционировала. Любая задача должна окупать себя: в мире, где вы её делаете, вы должны быть более продуктивны, чем в мире, в котором вы её не делаете, с учётом временных затрат на саму задачу.

Неполная система

Если часть задач у вас включена в систему, а часть — нет, это может создать много проблем.

Во-первых, ваш рабочий день может начинаться где-то под вечер, когда вы сделали всё неучтённое и наконец решили открыть основной список дел.

Во-вторых, неучтённые задачи сложно сравнить по приоритетам с учтёнными. Они часто появляются спонтанно и получают наивысший приоритет по умолчанию.

В-третьих, если неучтённых задач больше одной, вам надо про них постоянно помнить, это занимает вашу рабочую память, мешает продуктивности и добавляет фоновой тревожности, когда их становится слишком много.

Если вас постоянно тянет отложить систему дел в сторону и поделать что-то ещё, чего в списке задач нет, попробуйте добавить это в список дел. Даже если это «досмотреть новую серию сериала» или «почитать ленту фейсбука». Если после этого вам расхочется делать эту задачу и захочется делать какую-то ещё, добавьте её тоже. Повторяйте, пока вообще все возможные действия не окажутся записаны. После этого — выбирайте. Такой выбор получится более осознанным.

Неконкретные задачи

Некоторые задачи могут серьёзно затормозить ваше продвижение по списку дел, если вы это вовремя не заметите:

• «подумать о X»
• «делать [длинный проект, который обрастает подробностями, которые вы не фиксируете]», без подробностей
• дела, которые зависят от других людей, и на самом деле вы их не делаете

Подобные задачи сильно повышают вероятность того, что вы начнёте делать что-то неучтённое. Кроме того, они отнимают пространство в списке задач и прокачивают в вас вредный навык избирательной слепоты. Вы научитесь пролистывать такие задачи и делать первое подходящее из дальнейшего списка, что вам нравится. Вся система начинает работать по правилу «сделай то, что тебе больше нравится», а не по правилу «сначала приоритизируй, а потом делай по порядку».

Что с этим делать: тренировать умение формулировать задачи конкретно («следующее физическое действие» в GTD) и продумывать критерии выполненности, при выполнении которых задачу точно можно закрывать. Если вы не можете сейчас ответить, как вы поймёте, что задача сделана, то это надо решить сейчас, а не по ходу выполнения задачи.